Excel muhasebesi tarihe karışıyor: Site yönetim programında gelir-gider yapay zekâyla işleniyor

Site ve apartmanlarda Excel tablosuyla, el defteriyle tutulan muhasebe yerini yapay zekâya bırakıyor. İstanbul merkezli Konsiyon'un site yönetim programında banka hareketleri, aidat tahsilatları ve faturalar kendiliğinden gelir-gider kaydına dönüşüyor. Yerli site yönetim yazılımı bugün 30 binden fazla projede, 3 milyonu aşkın kullanıcıya hizmet veriyor.

İSTANBUL – Site ve apartman yönetimlerinde aylarca Excel tablosuna satır satır girilen gelir-gider, ay sonunda bir türlü tutmayan kasa ve elle tutulan aidat defteri tarihe karışıyor. İstanbul merkezli yazılım şirketi Konsiyon'un geliştirdiği site yönetim programı, yönetim hesabına giren ve çıkan her kuruşu yapay zekâ desteğiyle ilgili daireye ya da gider kalemine kendiliğinden işliyor. Program bugün Türkiye genelinde 30 binden fazla projede kullanılıyor; yönetici, kat maliki ya da kiracı olarak giriş yapan kişi sayısı 3 milyonu geçti.

Listede yalnızca konut siteleri yok. İş merkezleri, alışveriş merkezleri, organize sanayi bölgeleri, dernekler, vakıflar ve kooperatifler de aynı sistemle yönetiliyor. Kullanıcılar arasında Türkiye'nin en büyük inşaat projelerinin yanı sıra çok sayıda profesyonel yönetim firması ve bireysel site yönetimi bulunuyor.

Sahada iki yıl, ilk sürüm 2019'da

Şirketin hikâyesi 2015'e uzanıyor. Kurucu Mehmet Ayhan Taçyıldız ve ekibi, ilk iki yılı yönetim ofislerinde geçirdi. Yöneticilerin banka ekstrelerini satır satır işlediğini, aidat hatırlatmasını kapı kapı dolaşarak yaptığını gördüler. Site yönetim yazılımının ilk sürümü 2019'da hazır oldu, ilk müşteriler 2020'de geldi.

Taçyıldız, işe nereden başladıklarını şöyle anlatıyor: "Bir site yöneticisinin gününün yarısı 'Borcum ne kadar, makbuzum nerede?' sorusuna cevap vermekle geçiyordu. Kalanı da bankadan gelen paranın hangi daireye ait olduğunu bulmaya gidiyordu. Biz bu işi yazılıma verdik, kararı yöneticide bıraktık."

Aidat takip sistemi: Excel'e tek satır girilmiyor

Konsiyon'un aidat takip sistemi, aidatı belirlenen günde bütün dairelere otomatik olarak borç yazıyor ve sakinin telefonuna bildirim gönderiyor. Yönetim hesabına düşen havaleler ilgili daireyle eşleşip borcu kapatıyor. Elektrik ya da asansör bakım faturası gibi ödemeler de gider kalemine kendiliğinden işleniyor. Böylece gelir-gider tablosu, mizan, bilanço ve işletme projesi ayrı bir Excel dosyasına gerek kalmadan her an hazır duruyor.

Sakinler borcunu mobil uygulamadan görüp kartla ödeyebiliyor, makbuzu da aynı ekrandan alıyor. Geciken aidata Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 20. maddesine göre gecikme tazminatı otomatik yansıyor. İhtar yazısı, "borcu yoktur" belgesi ve icra için avukata aktarım da program içinden hazırlanıyor. Veriler İstanbul'daki bir veri merkezinde tutuluyor ve her 10 dakikada bir yedekleniyor.

"300 lira tüm kiracıları borçlandır"

Site yönetim programının 2025'te devreye alınan yapay zekâ asistanı KonsiBOT, yöneticinin yazdığı ya da söylediği komutu anlayıp işleme dönüştürüyor. "300 lira tüm kiracıları borçlandır" diyen yöneticiye asistan önce eksik bilgileri soruyor, ardından onay alıp işlemi yapıyor. Fotoğrafı çekilen fatura okunup gider kaydı hazırlanıyor. Açıklaması eksik yazılmış bir havalede de sistem paranın hangi daireden geldiğini tahmin edip öneriyor.

Sakinler için ayrıca sesli bir borç sorgulama hattı kuruldu. Hattı arayan kişiye akıllı asistan borç tutarını sesli olarak okuyor.

Taçyıldız, yapay zekânın sınırını net çizdiklerini söylüyor: "Yapay zekâ öneriyor, ama yöneticinin onayı olmadan hiçbir kayıt muhasebeye geçmiyor. Apartman parası hassas bir konu. Sakinin güveni, işi hızlandırmaktan daha önemli."

Alanya'dan Kastamonu'ya

Programı kullanan yöneticilerin yorumları da benzer noktalarda buluşuyor. Alanya'da 295 daireli bir siteyi yöneten bir yönetici, başka firmalara yaptıramadıkları özel düzenlemelerin bile kendilerine yapıldığını anlatıyor. Ankara Gölbaşı'ndaki bir site yöneticisi, aidat takibi ve gecikme tazminatı hesabının yükünün ortadan kalktığını, bilanço ve işletme projesinin anında hazırlandığını söylüyor. Kastamonu Taşköprü'de 310 konutu yöneten bir başka yönetici de geçişin kolay olduğunu belirtiyor.

Yatırım teklifine rağmen bağımsız kaldı

Konsiyon, 2022'de yerli ve yabancı kuruluşlardan yatırım teklifi aldı. Şirket, bireysel sermayeyle ve bağımsız devam etme kararı verdi. Şirket bugün İstanbul'daki merkezinin yanı sıra Konya, İzmir ve Edirne'deki ofisleriyle Türkiye genelinde hizmet veriyor.

Şirket, sektörde yaygın olan yıllık taahhüt ve paket ayrımı uygulamasına da girmiyor. Fiyat bağımsız bölüm sayısına göre belirleniyor, kurulum, veri aktarımı ve eğitim ücretsiz veriliyor. Taçyıldız bunu "Müşterinin bizimle kalmasını sözleşmeye değil, memnuniyete bağlamak istedik" sözleriyle açıklıyor.

Konsiyon, 2023'te Yılın En İyi Yazılım Firması ödülünü ikinci kez aldı. Aynı yıl Bursa'daki 3. Tesis Yönetim Zirvesi'nde dönemin Sanayi ve Teknoloji Bakanı Mustafa Varank şirketin standını ziyaret etti. Ekip, bu ay da Bursa'da düzenlenen Sıfır Atık Forumu'nda müşterileriyle bir araya geldi.

Fuarlarda ve sektör zirvelerinde site yöneticileriyle bir araya gelen Konsiyon Yönetim Kurulu Başkan Yardımcısı Alperen Aydok Akti, ürünün yönünü sahadan gelen taleplerin belirlediğini söylüyor: "Her etkinlikte yüzlerce yöneticiyle konuşuyoruz. Excel'le muhasebe tutan yöneticinin en çok şikâyet ettiği şey, ay sonunda kasayla bankanın tutmaması. Standımıza gelen bir yöneticinin dile getirdiği sorun, birkaç ay sonra programda yeni bir özellik olarak karşısına çıkabiliyor."

Taçyıldız, önümüzdeki dönemin hedefini şöyle özetliyor: "Türkiye'de milyonlarca insan bir sitede ya da apartmanda yaşıyor. Hepsinin aidatını nereye harcandığını görerek ödediği bir düzen istiyoruz. Bunu da yerli bir site yönetim yazılımıyla, verisi bu ülkede kalan bir sistemle yapmak bizim için ayrıca önemli."

Künye ve iletişim

Konsiyon hakkında: Konsiyon; site, apartman, rezidans, iş merkezi, AVM, organize sanayi bölgesi, dernek, vakıf ve kooperatifler için geliştirilmiş yerli ve bulut tabanlı bir site yönetim yazılımıdır. Aidat takip sistemi, otomatik banka entegrasyonu, yapay zekâ destekli gelir-gider muhasebesi ve mobil tahsilat tek programda yer alır. 2015'te kurulan İstanbul merkezli şirketin Konya, İzmir ve Edirne'de de ofisleri bulunmaktadır. Program web paneli ile iOS ve Android uygulamaları üzerinden kullanılmaktadır.

Basın iletişim:

Web: konsiyon.com

E-posta: kurumsal@konsiyon.com

Telefon: 0 (850) 532 00 33 · 0 (216) 706 77 65

Kaynak: konsiyon.com, Hakkımızda, Yapay zekâ destekli site yönetimi